“Quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico” è probabilmente la domanda che ci viene posta più spesso; come tutti i professionisti che lavorano su commessa, nel 99 per cento dei casi dobbiamo rispondere “dipende”. In questo articolo però cerchiamo di spiegare da cosa dipenda il tempo necessario per realizzare uno stand fieristico, e quali elementi considerare nei diversi casi per poter effettuare una stima.
A parziale risposta diciamo fin da subito che la produzione di uno stand fieristico si situa in due grandi macrocategorie:
- stand con un lead time che va da 1 mese a 2 mesi e mezzo,
- stand con un lead time che va da 4 a 6 mesi.
Nel primo caso parliamo di un processo che parte dalla progettazione, nel secondo parliamo invece di un processo che parta da un’analisi ampia e dettagliata della strategia di marketing legata allo stand. Vediamo insieme le caratteristiche dei due processi, e i fattori che in ciascun caso spingono verso l’uno o l’altro degli estremi.
Quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico? Dipende dalla progettazione esecutiva!
Per capire quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico bisogna partire dalla progettazione. A tutti è chiaro cosa sia un progetto, ma non tutti sanno che una volta che il progetto è stato realizzato, magari da un team di creativi o da un architetto, bisogna tradurre quel progetto in una serie di processi operativi; semplificando: le istruzioni per chi deve tagliare il legno, il vetro, la plastica, assemblarli, posare il pavimento, strutturare l’impianto elettrico, predisporre le luci, organizzare dimensioni, materiali e colori per le stampe e così via. Questo passaggio si chiama progettazione esecutiva, e il documento che la realizza si definisce appunto progetto esecutivo: lo strumento che traduce la creatività in tecnica. La progettazione esecutiva dello stand è importantissima perché in essa si mettono insieme competenze creative e competenze tecniche per far emergere tutti quei fattori che chiariscono il perimetro operativo dell’opera, incluse le tempistiche. Senza il progetto esecutivo diventa più difficile stimare quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico, quindi chiedere questa informazione prima della fase di studio rischia di determinare una stima meno precisa; diciamo che se si chiede un preventivo con il progetto esecutivo già realizzato, le operazioni di un buon costruttore che abbia il controllo preciso della filiera produttiva e si serva di un Project Manager possono richiedere circa 1 mese di lavoro, anche in presenza di un progetto complesso – ma questo solo se il progetto esecutivo è davvero perfetto in ogni sua parte e non riserva spiacevoli sorprese.
La progettazione esecutiva può essere eseguita dallo studio che realizza la parte creativa del progetto oppure dal costruttore, dipende dal tipo di processo che porta alla creazione dello stand; il tipo di processo è un altro fattore importante per capire quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico
L’impatto del processo nello stabilire quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico
I diversi processi di realizzazione dello stand fieristico si caratterizzano a seconda delle fasi gestite direttamente dal committente, e impattano su quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico.
Abbiamo tre tipi di processi, a seconda di quando si arriva a richiedere un preventivo di realizzazione:
- dalla consegna del progetto: in questo caso il committente gestisce il progetto (con un suo architetto, o un suo team creativo) e chiede un preventivo per le operazioni che vengono dopo il progetto: progettazione esecutiva, realizzazione, trasporto, montaggio, smontaggio ed eventualmente immagazzinamento.
- dalla realizzazione del progetto: il committente richiede la realizzazione del progetto; in questo caso le operazioni che vengono quotate sono lo studio preliminare, la progettazione creativa e quella esecutiva, realizzazione, trasporto e montaggio, smontaggio ed eventualmente immagazzinamento.
- da una considerazione strategica del ruolo dello stand e della fiera nella strategia aziendale: il committente richiede una consulenza per lo studio del contesto fieristico e per coordinare le attività di marketing e vendite legate alla fiera. Questo avviene soprattutto in quei contesti dove l’esperienza del costruttore/consulente nel comparto fieristico può servire a cogliere maggiori opportunità in fiera. È la situazione consulenziale in cui ci muoviamo con il nostro Cooperative Smart Planning Framework. A volte questa attività può essere multiprogetto, cioè può essere legata a più fiere e più stand da realizzare in successione.
Idealmente e a parità di condizioni i primi due tipi di processo possono richiedere da 1 a 3 mesi, il terzo richiede una fase preliminare di analisi e a seconda della complessità e dell’ampiezza del piano complessivo può richiedere da 4 a 6 mesi.
Gli elementi organizzativi che determinano quanto tempo serve per realizzare lo stand
I diversi tipi di processo che abbiamo evidenziato possono essere svolti in maniera differente a seconda della struttura organizzativa che viene messa in campo. Questo influisce su quanto tempo serve per realizzare lo stand:
- Presenza di un progettista interno al committente: se il committente ha un progettista interno, ha almeno sulla carta il controllo di tutte le fasi precedenti alla realizzazione e può determinare autonomamente i tempi di queste fasi; va tuttavia sempre considerata la progettazione esecutiva, e la possibilità che il progettista interno non abbia visibilità su tutta una serie di elementi tecnici che invece sono noti al costruttore – questi fattori possono determinare incertezze in fase di lavorazione e vanno “smarcati” durante le fasi iniziali di passaggio delle informazioni.
- Studio di progettazione esterno: molti committenti si rivolgono a studi di progettazioni esterni; in questi casi a determinare l’impatto sul tempo necessario a costruire lo stand sono:
- Competenza dello studio: se si tratta solo di uno studio creativo bisogna considerare nel conto dei tempi la progettazione esecutiva e l’ingegnerizzazione che verrà svolta dal Project Manager del costruttore; se invece si tratta di uno studio che fornisce al costruttore anche la progettazione esecutiva, i tempi si possono accorciare.
- Relazione con il costruttore: se costruttore e studio di progettazione lavorano insieme e si conoscono, possono neutralizzare di comune accordo elementi che allungano inutilmente i tempi; in caso contrario va considerato un “tempo cuscinetto” necessario ai due operatori per tararsi l’uno sull’altro.
- Progettista e costruttore all in one: quando il costruttore possiede competenze di progettazione (sia creativa che esecutiva) è in grado di ricomprendere al suo interno tutte le fasi della realizzazione dello stand, con un notevole risparmio di tempi.
Infine, per capire quanto tempo serve per realizzare uno stand vanno analizzati i singoli fattori tecnici.
Elementi costruttivi e tecnici che influiscono su quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico
Anche considerando tutti gli elementi di cui sopra, ogni stand fa storia a sé; quali sono gli elementi specifici che aiutano a capire quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico? A parità di condizioni, i più importanti sono:
- Dimensioni dello stand: a parità di condizioni uno stand di 400 metri quadri è normalmente più lungo da realizzare rispetto ad uno da 50, è intuitivo, per la quantità di materiale da sottoporre a lavorazioni; tuttavia questo elemento da solo non ha un impatto determinante in quanto tempo serve per realizzare uno stand fieristico, perché stand grandi ma semplici possono richiedere meno tempo di realizzazioni con lavorazioni complesse e dettagli architettonici elaborati. Ancora una volta, comanda la progettazione esecutiva.
- Tipo di lavorazioni e dettagli architettonici: questo fattore è il più rilevante; le geometrie dei volumi, la struttura degli elementi portanti, le forme, gli innesti tra i vari elementi, le stampe o la presenza di elementi di attrazione (meccanici, meccatronici, elettronici e tecnologici in genere) possono richiedere a parità di condizioni lavorazioni tali da duplicare il tempo necessario per avere lo stand finito. La complessità delle lavorazioni e dei dettagli architettonici è il principale fattore di stima dei tempi in fase di progettazione esecutiva. Qui è solo la competenza del costruttore a poter determinare una stima corretta dei tempi e un’eventuale possibilità di riduzione.
- Materiali scelti: l’utilizzo di materiali ricercati e di difficile o lungo reperimento ha un peso determinante sul lead time dello stand. Anche questo si valuta in fase di progettazione esecutiva, e anche in questo caso a guidare è la competenza e la capacità di ricerca del costruttore: saper identificare possibili sostituti a parità di effetto, o la disponibilità di una rete di fornitura ampia e consolidata possono essere fattori determinanti per la riduzione dei tempi necessari a realizzare lo stand.
- Ambizione progettuale: questo fattore definisce la distanza tra il progetto creativo e quello esecutivo; se la fiera cui si partecipa, lo standing del brand da rappresentare o le preferenze della direzione aziendale necessitano di uno stand di grande o grandissimo impatto, spesso la progettazione creativa sarà (giustamente) ambiziosa. In questi casi l’imposizione di tempistiche eccessivamente strette può compromettere il risultato finale, e andrà quindi tenuto in considerazione del tempo supplementare per la realizzazione dello stand.
Project Management e filiera interna: le ragioni delle nostre scelte in un’ottica di compressione del tempo per la realizzazione dello stand
I vari fattori che abbiamo considerato contribuiscono a collocare lo stand fieristico in una delle diverse situazioni di tempistica, e a stabilire dei risultati di minima o di massima per il tempo necessario a realizzare uno stand.
Al netto di tutti questi fattori, la compressione del tempo necessario è figlia della capacità operativa del costruttore. A Punto Ciemme disponiamo di un’esperienza trentennale e di un approccio consulenziale alla realizzazione degli stand in fiera, e questo ci ha consentito già da molto tempo di optare per soluzioni che ottimizzano i tempi di consegna nel quadro più ampio considerato in questo articolo. Gli strumenti che utilizziamo sono due:
- Il controllo di filiera: il possesso di tutte le fasi della lavorazione nel nostro stabilimento ci consente rapidità di reazione e soprattutto flessibilità per un migliore incastro delle tempistiche.
- La presenza di Project Manager dedicati a ciascun progetto, che lavorano sul binomio cronoprogramma / budget, garantisce una presenza costante sui temi delle tempistiche (e anche su quelli dei costi), a salvaguardia delle esigenze del cliente.
Questo ci rende capaci, in ognuna delle situazioni su indicate, di “spostare la lancetta” del tempo necessario verso l’estremo inferiore, proponendo sempre tempistiche inferiori alla media di mercato a parità di qualità e progetto.